¿A qué nos referimos al hablar de equilibrio en la gestión de acciones?

¿Qué importancia tiene la gestión efectiva de acciones (también llamada gestión del tiempo) en nuestras vidas? ¿A qué nos referimos al hablar de equilibrio en la gestión de acciones? ¿Qué hace que en muchas ocasiones planifiquemos y acabemos por no llevar a la práctica muchas de esas acciones?

Disponer de una buena metodología de planificación, sin duda, tiene mucho que ver. Si además decidimos trabajar en nuestra auto-gestión, esto puede marcar la diferencia.

El equilibrio absoluto no existe, como tal seria la falta de actividad; pero sí podemos coger el control en nuestra manera de pensar y sentir y marcar una tendencia en nuestra manera de hacer hacia este equilibrio.

Cojamos como ejemplo las áreas de ocio, descanso y trabajo. Si estas áreas no mantienen un cierto equilibrio entre ellas, todas se verán repercutidas de alguna manera. Así pues, si no descansamos lo suficiente y lo prolongamos en el tiempo, nuestra actividad profesional se puede ver afectada. Pasa lo mismo si no disponemos de tiempo de ocio en un tiempo prolongado, pues nuestra productividad se verá afectada de alguna manera. De ahí que, además de servirnos para priorizar nuestras acciones en el trabajo, una planificación equilibrada nos puede ser de gran utilidad para mantener una cierta armonía entre las diferentes áreas de nuestras vidas.

Vamos a ver, pues, algunos aspectos relevantes que nos pueden facilitar tirar adelante nuestros planes de acción:

Organizamos nuestras vidas semanal y diariamente, de ahí que la planificación la haremos teniendo en cuenta estos aspectos. Para la planificación semanal recomendamos dedicar un rato a finales de semana, por ejemplo el viernes. De esta forma entraremos en el fin de semana con la semana siguiente organizada y el fin de semana, salvo cambios de última hora, no deberemos estar pendientes de este tema. Veamos algunos puntos que nos pueden ayudar a planificar la semana.

1. Dispón de un soporte en el que quede reflejada la semana entera, con un espacio para cada día dividido en horas o en medias horas.

2. Piensa en las diferentes áreas de tu vida. Divide estas en sub-áreas, por ejemplo: trabajo, casa, amigos, familia, tiempo para ti, etc.; estas áreas a su vez pueden tener sub-áreas claramente marcadas, por ejemplo, en el trabajo podemos desempeñar diferentes roles. En este caso anótalos también, ya que esto facilitará el siguiente paso.

3. Piensa en las acciones que quieres realizar, en cada una de estas áreas y sub-áreas, la semana entrante y anótalas en una lista. Asigna un orden de importancia a cada una de esas acciones, por ejemplo un 1 la más importante, un 2 la segunda, un 3 la tercera… El resultado será un listado de acciones que quieres realizar la semana siguiente, ordenadas por prioridades y ocupando un tempo.

4. Pasa estas acciones a la agenda siguiendo el orden de prioridad. Anota primero las más importantes de cada área, el día y la hora que quieres realizarla, ocupando el tiempo que estimas que necesitaras. Posteriormente, las segundas más importantes, las terceras… y así hasta completarlas. Es importante que las diferentes áreas de tu vida estén reflejadas en la agenda. El resultado será una semana ocupada por acciones ordenadas por prioridad.

NOTA: Aunque no todo es planificable, para seguir el criterio de equilibrio, es importante guardar tiempo para las áreas más importantes de nuestro día a día, por ejemplo: el ocio o nuestras relaciones. Si no reservamos ese tiempo puede suceder que, otras actividades no necesariamente más importantes, ocupen ese tiempo sin apenas darnos cuenta.

No se trata de tener cuantas más cosas anotadas mejor, sino tener nuestro tiempo ocupado con aquello que es más importante para nosotros, atendiendo a cada área de nuestra vida como sintamos que es mejor.

Muy probablemente el área que más tiempo ocupará es la del trabajo. Al dividirla en sub-áreas o roles y asignar prioridades, resulta más fácil planificar.

Una vez tenemos la semana planificada es importante planificar a diario. Esto significa revisar cada día nuestra agenda y gestionar los cambios que se puedan dar siguiendo un criterio de prioridades. En la planificación diaria la flexibilidad es una de las claves.

1. Dedica 10 minutos, antes de empezar la jornada, a revisar la jornada y hacer un recorrido mental de los aspectos más relevantes de la jornada. Puedes empezar por la última actividad que realizarás hasta llegar a la primera, de esta forma, haciendo un recorrido al revés, revisarás todas las acciones y podrás “repartir” y gestionar tu energía.

2. Utiliza un listado de tareas, es decir, esas cosas que debes hacer y que no deben ser hechas a una hora determinada: llamadas, mirar una web, enviar un WhatsApp…. Una de las formas de hacerlo es reservar espacios de tiempo para realizarlas; otra es hacerlas cuando dispongas de un rato.

Siguiendo en la línea de lo anterior, es recomendable seguir una metodología que nos permita planificar y ejecutar nuestras acciones de forma efectiva. Por otro lado, y no menos importante, es necesario atender a los aspectos más internos relacionados con la toma de decisiones, la planificación y la ejecución de lo planificado. En muchas ocasiones descuidamos este aspecto y, por muy buena que sea nuestra planificación en el papel, pierde eficacia a la hora de ejecutar nuestros planes de acción. No podemos separar un buen método de planificación-acción de la importancia de la toma de decisiones y, por lo tanto, la relación de las emociones con esta.

Según el psicólogo y premio Nobel de Daniel Kahneman, las dinámicas inconscientes influyen más en las conscientes que al revés. Esto, según muchos expertos, al contrario de lo que muchas veces pensamos, parece que influye en la forma en la que organizamos nuestras acciones, en nuestra toma de decisiones y, por lo tanto, en los niveles de eficacia a la hora llevar a la práctica los planes de acción que nos acercan a nuestros objetivos.

Una de las emociones más asociadas a la toma de decisiones es el miedo. De los diferentes tipos, el miedo a equivocarnos, suele ser el más presente en nuestra toma de decisiones. La indecisión y dilatar los tiempos de ejecución son, tan solo, leves resultados que nos ocasiona.

Aprender a gestionarlo, sin duda, tiene un alto valor a la hora de ejecutar nuestros planes de acción.

1. Aprende acerca de la toma de decisiones

La forma en que tomamos las decisiones, como comentábamos, influye definitivamente en la eficacia a la hora de ejecutar nuestros planes de acción. La mayoría de las veces únicamente nos centramos en los aspectos racionales de estas, pero para ser completa, también deberíamos centrarnos en los aspectos emocionales. Aprender acerca de cómo funciona.

2. Conoce tu funcionamiento

En la línea de lo anterior, aprender acerca de cómo funcionamos, nos será de gran utilidad para crear planes de acción efectivos y equilibrados.

El psicólogo Paul Watzlawik, uno de los padres de la teoría de la comunicación humana, nos habla de dos tipos de realidad. Centrándonos en el tema de la planificación, es interesante distinguir entre la toma de decisiones y la ejecución de las acciones planificadas. Según este, la primera se refiere a las propiedades puramente físicas de los objetos o de las situaciones. La segunda es el significado que atribuimos a esos objetos o situaciones. Es esa, la de segundo orden, la que sin duda condiciona la forma en que decidimos, cómo planificamos y cómo ejecutamos nuestras acciones.

La PNL o Programación Neurolingüística es una herramienta que nos permite conocer mejor cómo hacemos lo que hacemos cuando obtenemos un resultado. Por ejemplo, uno de los aspectos útiles es conocer las estrategias que utilizamos a la hora de llevar a la práctica las acciones que hemos planificado.

3. Cuida de tu estado interno

Teniendo en cuenta lo anterior, nuestro estado interior es importante a la hora de llevar a la práctica nuestros planes. Es importante señalar que, como cualquier entrenamiento, el de aprender a auto-gestionarse a la hora de planificar y ejecutar los planes de acción requiere tiempo y mucha práctica. El auto-conocimiento como filosofía, y la perseverancia como amiga.

Escoge una técnica que te permita ir tomando conciencia de tu estado interno y aprende a sacarle partido. Te recomendamos que escojas la que más te convenga o la más cómoda para ti.

Más adelante, en otro escrito, os daremos una técnica que puede ayudaros a cuidar del estado interno.

4. Entrena tus niveles de atención

La atención, como apunta el psicólogo Daniel Goleman, es una de las capacidades más importantes de nuestra época. Si se trata de ser eficaz en nuestros planes de acción todavía se vuelve más importante.

Recientemente se publicó un artículo en Nature Communications en el que un grupo de matemáticos de la Technical University de Dinamarca y del University College de Cork, afirmaban que la población está reduciendo el tiempo que dedica a la atención de una misma cosa.

Una planificación equilibrada, en la que tengamos claras las prioridades diarias, afecta positivamente a nuestra concentración. El desorden lo hace de forma negativa.

Si disponemos de tiempo suficiente para cada acción, es más fácil dedicar el esfuerzo necesario y mantenernos focalizados a la hora de realizarla. Al mismo tiempo, si entrenamos la concentración, aprendemos a focalizarnos en lo que estamos haciendo en cada momento.

Una forma de entrenarla es aprendiendo a meditar, aunque es recomendable que encuentres la forma que más se ajuste a tus gustos y a tu forma de aprender.

5. Desarrolla Flexibilidad

La flexibilidad es muy importante a la hora de planificar.

En muchas ocasiones lo que tenemos planificado debido a que hay un cambio de planes, o bien porque surge una tarea más importante, alguna urgencia, imprevistos… La capacidad de adaptarnos y mover lo que estamos haciendo y volver a agendarlo, para dar paso a esa tarea, es algo que vamos entrenando a medida que lo practicamos. Eso requiere de flexibilidad, una capacidad cada vez más necesaria.

Y sobre todo, cuida los extremos. Exigirnos nos ayuda a superarnos, hacerlo en exceso durante mucho tiempo va en nuestra contra.

Os dejamos una la gráfica, a modo de resumen, para que, si queréis, la descarguéis. ¡Es toda vuestra!